5 Tips on How to Make a Word Document Look Good

මේ සරල පියවර වලින් ඔබේ Document එකට වෘත්තීය පෙනුමක් දෙන්න පුළුවන් වේවි.

වෘත්තීය පෙනුමේ Word document එකක් හදනවා කියන එක විශේෂ හැකියාවක් විතරක් නෙවෙයි, ඒකට යම් තරමක කලාවකුත් ගෑවිලා තියෙනවා. මේ ලිපියෙන් මම බලාපොරොත්තු වෙන්නේ ඔයාගෙ ඒ හැකියාව සහ කලාව භාවිතා කරමින් වඩාත් වෘත්තීය මට්ටමේ Word document එකක් හදන්නේ කොහොමද කියන එක ගැන ඉතා කෙටියෙන් සාකච්ඡා කරන්න.‍

මොනවද මේ වෘත්තීය පෙනුමක් තිබිය යුතු ඩොකියුමන්ට්? රාජකාරි ලිපි, පොත් වාර්ෂික වාර්තා ආදිය මේ කාණ්ඩයට ගන්න පුලුවන්. ඇත්තම කිව්වොත්, දැනට හදලා තියෙන ඩොකියුමන්ට් එකකට වුනත් මේ වගේ වෘත්තීය පෙනුමක් දෙන එක අමාරු වැඩක් නෙවෙයි.

‍මේ සරල උපදෙස් ටික පාවිච්චි කළොත් ඔයාටත් ලේසියෙන්ම ඒ වගේ වෘත්තීය පෙනුමැති ඩොකියුමන්ට් හදන එක හරිම ලේසි වේවි.

01. නිවැරදිම අකුරු වර්ගය, එහෙමත් නැත්නම් font එක තෝරා ගන්න

Fonts ලස්සනයි තමයි. ඒත් හැම font එකක්ම හැම ඩොකියුමන්ට් එකටම ගැලපෙන්නේ නැහැ. විශේෂයෙන්ම ඔයා හදන වෘත්තීයමය ඩොකියුමන්ට් එකට fonts තෝර ගන්නකොට වඩාත් සැලකිලිමත් විය යුතුයි. වැරදි font එකක් තෝරා ගත්තොත් මුලු ඩොකියුමන්ට් එකේම තියෙන වැදගත්කම විනාශ වෙන්න පුලුවන්.‍

මොන font එක තෝර ගත්තත් ඒක පහසුවෙන් කියවන්න පුලුවන්, විකාර හැඩ සහ ඇදකුද නැති එකක් වෙන්නම ඕනෙ.

02. Fonts දෙකකට වඩා පාවිච්චි කරන්න එපා!

Fonts වලින් Word document එකකට අලංකාරයක් ලබා දුන්නත් ඕනෑවට වඩා fonts පාවිච්චි කිරීම එහි වෘත්තීය පෙනුමට විශාල හානියක් කරනවා. ඒ නිසා එවැනි document එකකදී font එකක් පමණක් භාවිතා කල හැකිනම් හොදයි. කෙසේ වෙතත්, කිසිම අවස්ථාවක fonts දෙකකට වඩා නම් පාවිච්චි කරන්න එපා!

03. පිටුවේ margin එක ගැන සැලකිලිමත් වෙන්න

මම මෙහෙම කිව්වොත් ඔයා විශ්වාස කරනවා ද? “සාමාන්‍යෙයන් වෘත්තීය මට්ටමේ Word ඩොකියුමන්ට් එකක පිටුවල margin වල ප්‍රමාණය මුළු පිටුවේ වර්ගඵලයෙන් 40% – 50% ක් පමණ විය යුතුයි“

මුළු පිටුවේ ප්‍රමාණයෙන් 40% ක්? ඇස් දෙක උඩ ගියා නේද? විශ්වාස කරන්න බැහැ තමයි. ඒත් ඒක තමයි ඇත්ත. නිකමට මේ ගාන හදලා බලන්නකෝ.

A4 පිටුවක වර්ගඵලය = 210*197 = 41370mmsq
Normal page margin = 25mm
Margin කොටස ඉවත් කළ විට පිටුවේ වර්ගඵලය = 160*147 = 23520mmsq
එය ප්‍රතිශතයක් ලෙස = (23520/41370)*100 = 56.8%
ඒ කියන්නේ margin එක මුළු පිටුවෙන් 43.2% යි.

04. අකුරුවල ප්‍රමාණය පිළිබද සැලකිලිමත් වෙන්න

උවමනාවට වඩා කුඩා හෝ විශාල අකුරු භාවිතා කරන්න එපා. මම නම් භාවිතා කරන්නේ ඔය පහල දක්වා ඇති font sizes. ඇත්තටම ඒ අකුරු ප්‍රමාණ මම හදන documents වලට නියම වෘත්තීය පෙනුමක් ලබා දෙනවා.

  • 12 for paragraphs
  • 13 for sub headings
  • 14 and up for top level headings.

05. ඡේද සදහා නිවැරදිව formatting යොදන්න.

වාක්‍ය සහ ඡේද වලට formatting යෙදීමේදී ඒවා කියවන්නාට අපහසුවකින් තොරව කියවිය හැකි වන ලෙස යෙදිය යුතුයි. ඡේදයක පේළි අතර පරතරය, ඡේද දෙකක් අතර පරතරය ආදිය මෙහිදී ඉතා වැදගත් වෙනවා.‍

මෙහි දක්වා ඇත්තේ මග පෙන්වීමක් පමණයි, වඩා හොද ප්‍රතිපල සදහා විවිධ වෙනස්කම් කරමින් අත්හදා බලන්න.

  • ඡේද වම් පසට බර වෙන්න තියන්න ‍(Left align)
  • ‍පේලි අතර පරතරය 1.15 ත් 1.5 ත් අතර (line spacing)
  • Underline සහ italic එකට භාවිතා කරන්න එපා. (like this)
  • කියවන්නා ගේ ඇසට සහ මනසට විවෙිකයක් ලැබෙන පරිදි ඡේද අතර යම් ඉඩ ප්‍රමාණයක් තබන්න. (white space)
  • පිටු වටා විවිධ අකාරයේ බෝඩර් සහ වෙනත් හැඩගැන්වීම් යොදන්න එපා.

06. සරල පිටු අංක, header සහ footer රටාවක් යොදා ගන්න.

MS Word වල විවිධ ආකාරයේ header design, footer design සහ පිටු අංක රටා තිබෙන නමුත්, ඒ හැම රටාවක්ම ඔයාගෙ document එකට නොගැලපෙන්න පුලුවන්. ඒ නිසා ඔයාගෙ document එකට වඩාත් ගැලපෙන, සරල design එකක් තෝරා ගන්න මතක තියා ගන්න.

07. අවශ්‍ය විටෙක වගු, ප්‍රස්තාර සහ පින්තූර භාවිතා කරන්න

කියන්න තියෙන දේ ඉතා කෙටියෙන් සහ පැහැදිලිව කියන්න වගු, ප්‍රස්තාර සහ පින්තූර වලින් ලැබෙන මෙහෙය ඉතා විශාලයි. ඒ නිසා අවශ්‍ය ඕනෑම විටෙක ඒවා භාවිතා කරන්න මැලි වෙන්න එපා. හැබැයි මතක තියා ගන්න, ඕනෑවට වඩා භාවිතා කරන්න යන්නත් එපා.

මේකත් කියවන්න‍:
වෘත්තීය පෙනුමැති Word document එකක් හදන විදිය දැනගෙන ඉන්න එක වගේම රැකියාවක් කරන හෝ රැකියාවක් අපේක්ෂාවෙන් ඉන්න ඔබ දැනගත යුතු තවත් පරිගණක හැකියාවන් බොහොමයක් තියෙනවා. ඒ ගැන දැනගන්න මේ ලිපිය කියවන්න.

Featured image credit: https://www.homeworkhelpglobal.com/ca/blog/the-secret-to-writing-professional-documents/

1
Leave a Reply

Please Login to comment
avatar
1000
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
0 Comment authors
What are the Basic Computer Skills Needed for Employment » 5 Computer Tips & Tricks Recent comment authors

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  Subscribe  
newest oldest most voted
Notify of
trackback

[…] Recommended reading: How to make a Word Document Looks Professional […]